Étude de cas · Nawel Fondations
D’un besoin de paiement en ligne à un système complet de gestion.
Elle est venue pour encaisser en ligne. Elle est repartie avec un système complet pour gérer son stage.
Le contexte
Un parcours réparti entre plusieurs outils.
Nawel Fondations accompagne les enfants dans leurs apprentissages fondamentaux à travers des stages et ateliers pédagogiques.
Pour le stage Objectif Lecture, Nawel utilisait une page créée sur Système.io.
Elle rencontrait des difficultés pour personnaliser la mise en page et devait s’appuyer sur un formulaire externe pour recueillir les inscriptions.
Le besoin exprimé
Permettre aux familles de payer en ligne.
Ce besoin semblait pouvoir être résolu par l’ajout d’un système d’encaissement.
Mais un paiement isolé n’aurait pas permis de relier correctement la famille, l’enfant, le groupe, la place disponible et le suivi administratif.
Avant la solution
Un suivi qui aurait reposé sur plusieurs actions manuelles.
Avant la création du nouveau système, Nawel envisageait de gérer les inscriptions individuellement.
Les familles auraient d’abord rempli un formulaire de préinscription. Elle aurait ensuite dû reprendre chaque demande et envoyer manuellement un lien de paiement par e-mail ou WhatsApp.
Le fonctionnement aurait donc reposé sur une page de présentation, un formulaire externe, l’envoi individuel des liens de paiement et un suivi séparé des inscriptions et des règlements.
Le problème réel
Un simple bouton de paiement n’aurait pas suffi.
Il fallait réunir dans un même fonctionnement :
- La présentation du stage
- Le choix du groupe
- Les informations de l’enfant
- Les coordonnées du parent
- Les places disponibles
- La réservation temporaire
- Le paiement
- La confirmation
- La facture
- Le suivi administratif
Les contraintes métier
La solution devait respecter les règles réelles du stage.
- Deux groupes selon l’âge et le niveau
- Un nombre de places limité
- Une capacité publique distincte de la capacité réelle
- Une date de fermeture des inscriptions
- Une place réservée pendant le paiement
- Des coordonnées valides
- Des informations utiles sur l’enfant
- La gestion des paiements non finalisés
- Les remboursements
- La protection des données des familles et des enfants
La solution développée
Un parcours complet, de la présentation au suivi administratif.
- Page de présentation du stage
- Formulaire d’inscription
- Recommandation automatique de groupe
- Gestion des groupes et capacités
- Réservation temporaire de la place
- Paiement Stripe
- Confirmation après paiement
- E-mail automatique
- Facture PDF
- Relance des paiements non finalisés
- Date de fermeture des inscriptions
- Espace administrateur
- Fiche détaillée par dossier
- Suivi des statuts
- Gestion des remboursements
Le parcours d’inscription
Une expérience continue, du formulaire au paiement.
Les choix de conception
Des règles intégrées directement dans le parcours.
Un parcours unique
La présentation, l’inscription, le paiement et la confirmation ont été réunis dans un parcours cohérent.
Une recommandation de groupe
Le système recommande un groupe selon l’âge de l’enfant. La famille peut sélectionner un autre groupe, mais une alerte signale le décalage éventuel.
Une double capacité
Une capacité peut être affichée au public tandis qu’une capacité réelle reste utilisée pour la gestion interne.
Une réservation temporaire
Lorsqu’un dossier est créé, la place est réservée pendant 15 minutes. Si le paiement n’est pas finalisé, le dossier peut expirer et la place être libérée.
L’espace administrateur
Les informations importantes réunies dans un seul espace.
- Inscriptions validées
- Dossiers en attente
- Paiements non finalisés
- Dossiers expirés
- Capacités des groupes
- Date limite d’inscription
- Chiffre d’affaires validé
- Informations de chaque dossier
- Notes internes
- Fonctions de remboursement
Aperçu de l’administration
Des dossiers suivis depuis un espace centralisé.
Les automatisations
Les communications importantes sont produites au bon moment.
La transformation obtenue
D’actions séparées à un parcours centralisé.
Ce qui devait initialement répondre à un besoin de paiement en ligne est devenu un parcours complet de gestion du stage.
La présentation, l’inscription, la recommandation du groupe, les capacités, la réservation temporaire, le paiement, les e-mails, les factures et le suivi administratif sont désormais réunis dans un même fonctionnement.
Pour Nawel, cette centralisation apporte davantage de fluidité et réduit les actions manuelles nécessaires au suivi des familles.
- Un parcours plus fluide pour les familles
- Davantage d’autonomie pendant l’inscription
- Moins d’actions et de réflexions manuelles
- Un paiement relié au bon dossier
- Des places suivies automatiquement
- Des communications et documents générés
- Une vue administrative centralisée
- Une diminution de la charge mentale liée au suivi
- Moins de stress lié au risque d’oublier de répondre
Son retour
Ce que Nawel apprécie particulièrement
Les éléments qu’elle cite spontanément après la mise en place de la solution.
- L’espace administrateur
- Le formulaire intégré au parcours
- Le paiement intégré sans multiplication des liens externes
- La clarté du design et des informations
- Le blocage des inscriptions lorsque la capacité est atteinte
- L’e-mail reçu à chaque nouvelle inscription
- Le fait de ne plus devoir vérifier constamment l’administration
« La praticité, c’est vraiment quelque chose que j’ai longtemps recherchée, et je l’ai trouvée ici, pour moi comme pour les autres personnes. »
« Tu m’as soulagée au plus haut point, tu n’imagines même pas. Tu m’as aussi très bien guidée dans ce que je devais faire et dans la manière d’avancer tout au long du projet. »
État actuel
Un système publié et opérationnel.
Le site est publié et le système principal est opérationnel.
Certaines améliorations peuvent encore être apportées à l’administration ou aux futurs événements.
Le projet peut évoluer au-delà du seul stage Objectif Lecture.
Technologies utilisées
- Next.js
- TypeScript
- Supabase
- Stripe
- Resend
- Vercel
- Génération de factures PDF
Votre projet
Votre besoin paraît simple, mais votre fonctionnement demande peut-être une solution plus complète.
Expliquez-moi comment vous travaillez aujourd’hui et ce que vous aimeriez simplifier.